GRADE 9 Kiswahili KUANDIKA – BARUAPEPE YA KIOFISI Notes
BARUA PEPE YA KIOFISI (Kuandika) - Kiswahili
Malengo: Elewa muundo wa barua pepe rasmi na matumizi sahihi ya sarufi ya Kiswahili (vitenzi, nyakati, viambishi, sauti ya kirudufu, viunganishi, alama za uandishi) unapoiandika barua pepe ya kiofisi.
- Kichwa (Subject): Sentensi mfupi inayoelezea madhumuni. Tumia maneno wazi, si sentensi ndefu.
- Salamu za mwanzo: Kwa rasmi: Mheshimiwa Mkurugenzi, au Ndugu Mwalimu,
- Utangulizi mfupi: Eleza sababu ya barua kwa sentensi moja au mbili.
- Mwili: Maelezo ya maombi/ taarifa kwa utaratibu, ukitumia viunganishi kuunganisha mawazo.
- Hitimisho: Ombi la hatua inayofuata au shukrani.
- Sahihi (Signature): Jina, cheo, na anuani kama inahitajika.
Sarufi muhimu unayotumika ndani ya barua pepe
- Wakati wa sasa (-na-): "Ninaomba ratiba mpya." (ombi liendane na sasa)
- Wakati uliopita (-li-): "Nilituma ripoti jana." (kitendo kilikamilika)
- Wakati wa kamili (-me-): "Nimetuma barua pepe hii kwa ajili ya taarifa." (matokeo yanahusiana na sasa)
- Wakati wa baadaye (-ta-): "Nitapokea majibu yako ifikapo Jumatatu." (kipengele cha siku zijazo)
Kwa maombi rasmi tumia: Naomba, Tafadhali, Ningependa. Kwa unyenyekevu, tumia kifungu cha kihalisi (-nge-):
Mfano: "Ningependa kupokea ripoti kabla ya tarehe 10, tafadhali." / "Naomba utafsiri hati hii."
Sauti ya kirudufu hutumika kuonyesha kitendo kimefanywa bila kumtaja muumba. Inatoa umbo rasmi.
Mfano: "Ripoti imetumwa." badala ya "Mkurugenzi ametuma ripoti."
Hakikisha kiambishi cha mhusika (subject concord) kinalingana na nomino:
- "Mwalimu ameona barua yake." (kiambishi: a-)
- "Wanafunzi wamepokea barua zao." (kiambishi: wa-, possessive: zao)
Viunganishi (Connectors) kwa mpangilio mzuri
Tumia viunganishi kushikilia mawazo: kwa sababu, kwa hiyo, hivyo, ili, hata hivyo, kutokana na.
Mfano: "Nimetuma taarifa, kwa sababu tutahitaji maamuzi haraka." / "Tafadhali tuma ripoti, ili tuanze mkutano."
Alama za uandishi na usahihi
- Tumia alama za koma kwa vipengele vya mfululizo na koma baada ya vocative: "Mheshimiwa Mkurugenzi,"
- Alama ya nukta (.) mwisho wa sentensi, na ':' kwa orodha kwa ufafanuzi
- Andika herufi kuu kwa mwanzoni mwa sentensi na kwa majina maalum: "Tanzania", "Kenya", "Mkurugenzi"
Makosa ya kawaida kuepuka
- Kusambaza nyakati ndani ya barua (usitumie wakati uliopita na sasa kwa mara moja bila sababu)
- Kusahau makubaliano ya nafsi na nomino (sahihisha: "mwandishi alitumwa" ➜ si sahihi)
- Kutumia lugha ya mtaani katika mawasiliano rasmi
Mfano wa barua pepe ya kiofisi (na maelezo ya sarufi)
Kichwa: Ombi la nakala za ripoti ya mradi
Salamu: Mheshimiwa Mkurugenzi,
Utangulizi: Ninaandika kuomba nakala ya ripoti ya mradi wa elimu. (Kitenzi: ninaandika, wakati wa sasa -na-; kitenzi cha kuomba: ninaomba)
Mwili: Nimetambua kuwa ripoti ya mwisho ilitumwa wiki iliyopita. (-me-: imefanyika) Tafadhali, ikiwa inawezekana, tuma nakala kwa barua pepe kwa ajili ya ushauri. ("Tafadhali" kwa heshima; kutumia "ikiwa" kwa hali ya masharti)
Hitimisho: Ningependa kupokea nakala kabla ya Ijumaa, ili tuweze kuandaa ripoti ya muhtasari. Asante. ("Ningependa" ni ya adabu ya kuomba; "ili" ni kiunganishi cha lengo)
Sahihi:
Jina: Asha Mwangi
Cheo: Afisa Miradi
Vidokezo vya mwisho kwa mwanafunzi mwenye umri wa 14
- Andika kwa sentensi fupi na wazi; epuka maneno magumu yasiyo ya lazima.
- Sahihisha nyakati za vitenzi kabla ya kutuma ili wasikose mtindo wa wakati.
- Tumia heshima katika maombi rasmi (tafadhali, naomba, ningependa).
- Angalia makubaliano ya nafsi na nomino (mwingine/wengine, zake/zao).